退職届を提出する際、その内容だけでなく、どのように折りたたみ、封筒に入れるかという細かな部分にも注意を払うことが求められます。
特に、退職届を「四つ折り」にして提出する場合、見た目やマナーが相手に与える印象に大きく影響します。
四つ折りにすることで、退職届の提出がよりフォーマルで整った印象を与える一方で、間違った折り方や不適切な封入方法は、無礼に受け取られることもあるため慎重に行動することが重要です。
この記事では、退職届を四つ折りにする際の具体的な注意点を詳しく解説し、書類を正しく準備するためのポイントを、封入から書き方に至るまで一つ一つ丁寧に説明します。
これを読むことで、退職届を提出する際に必要なマナーと手順をしっかりと理解し、適切な方法で退職の意思を伝えることができるでしょう。
退職届を四つ折りにする際の基本的なポイント
退職届のサイズと折り方
退職届を作成する際、サイズや折り方に関しては慎重に配慮することが重要です。
通常、退職届はA4サイズで作成されますが、このA4サイズの書類を四つ折りにする場合、折り目を強くし過ぎないように注意が必要です。
まず、書類を半分に折り、その後さらに半分に折ることで四つ折りが完成します。
この際、折り目を優しくつけることを意識し、過度に力を入れて折らないように心掛けてください。
折り目が強くついてしまうと、見た目が悪くなるだけでなく、書類にシワやダメージを与えることにもなりかねません。
封筒選びの重要性
次に封筒選びも非常に重要です。
退職届を四つ折りにした場合、封筒のサイズが適切でないと、見た目に不整合が生じ、相手に悪い印象を与えてしまうことがあります。
もしA4サイズの書類を四つ折りにするのであれば、角形2号封筒（A4サイズを折らずに入れることができる封筒）を選ぶか、四つ折りの状態でぴったり収まるサイズの封筒を選ぶことが大切です。
封筒が小さすぎると、退職届がきちんと収まらず、折り目が不自然に出てしまう恐れがあるため、封筒選びは慎重に行いましょう。
はみ出ないようにする方法
また、四つ折りにした退職届が封筒からはみ出してしまうと、マナー違反として捉えられることがあります。
これを防ぐためには、退職届を封筒に入れる前に、必ず端をきちんと整え、四つ折りの状態にぴったり合う封筒を選んでください。
適切な封筒を使用し、封入する際も丁寧に行うことで、相手に対して配慮のある印象を与えることができます。
退職届の四つ折りに適した道具
無地の用紙を選ぶ理由
退職届を作成する際に、用紙選びには細心の注意を払いましょう。
無地の用紙を選ぶことは、清潔感を保ち、正式な文書としての格式を守るために非常に重要です。
無地の紙は、余計なデザインや模様がないため、内容が際立ち、ビジネス文書として適切に見えます。
色やデザインが加わった紙は、退職届にふさわしくない印象を与える可能性があるため、シンプルで清潔感のある無地の用紙を選ぶことが基本です。
記載用のペンについて
退職届を書く際に使用するペンも、非常に重要です。
適切なペンを選ぶことで、文書全体の印象を大きく左右します。
黒のボールペンや万年筆を使用するのが理想的であり、これは退職届が公式な書類であることを示すためです。
色付きのペンや鉛筆は、ビジネス文書にはふさわしくなく、正式な書類としての重みを欠いてしまうため、絶対に避けるべきです。
黒で書くことによって、文書の内容がよりフォーマルで信頼性のあるものとして受け取られるでしょう。
封入時の注意点
また、退職届を封筒に入れる際にも注意が必要です。
まず、退職届をきちんと整えてから封筒に入れましょう。
折り目が不揃いだったり、乱雑に入っていると、相手に対して不誠実な印象を与えかねません。
封筒の封は丁寧に閉じ、送付先の住所と自分の住所を正確に記入することを忘れずに行ってください。
これにより、退職届を受け取った相手に対して、あなたの細やかな配慮とプロフェッショナリズムが伝わります。
退職届の四つ折り提出時のマナーと注意点
退職届を四つ折りにして提出する際は、見た目やマナー、書き方に細心の注意を払うことが極めて重要です。
まず、退職届がきちんと収まる適切なサイズの封筒を選ぶことが大切です。
封筒のサイズが合っていないと、見た目に不格好で、相手に不安感を与えてしまう可能性があります。
また、退職届自体も丁寧に記載することが不可欠です。
手書きで心を込めて書くことで、あなたの退職に対する真摯な姿勢が伝わり、相手に良い印象を与えることができます。
退職届は、単なる手続きではなく、これからの関係性に影響を与える重要な書類です。
したがって、細かい点にも気を配り、誠実で礼儀正しい態度を示すことで、退職の意向をスムーズに、そしてポジティブな形で伝えることができるでしょう。
