「退職届を英語で書かなきゃいけない…でも、日本では縦書きがマナー？どう書けばいいの？」
そんな疑問を抱えている方は、あなただけではありません。
グローバル化が進む今、外資系企業や外国人上司とのやり取りが増える中で、「英語表記の退職届」が求められるケースも増えてきました。
しかし、日本では依然として縦書きの書式が一般的。
つまり、「縦書きで英語を記載する」という、ちょっと特殊で難しそうな文書作成が必要になることがあるのです。
この記事では、退職届の基本から、英語表記の縦書きルール、テンプレート例、マナーや提出方法まで、初めての人でも安心して書けるように、わかりやすく丁寧に解説します。
フォーマルな印象を与えつつ、相手への敬意も伝える退職届を作成するために、ぜひこの記事を最後までご覧ください。
退職届の縦書き作成方法
退職届の英語表記
国際的な職場や外資系企業などでは、退職届に英語表記を併記する必要が出てくることもあります。
その際に迷うのが、「英語を縦書きでどう書けばよいか」という点です。
基本的にアルファベットは1文字ずつ、縦方向に並べて記載します。
たとえば「Resignation」という単語は「Ｒ」「ｅ」「ｓ」…といったように1文字ずつ縦に配置します。
また、日付などの数字については「縦中横（たてちゅうよこ）」と呼ばれる形式で、小さく横向きに並べて記載することも可能です。
さらに、和文の中に英語を差し込む場合には、前後にスペースを入れることで文全体の可読性が高まります。
こうした工夫により、英語表記であっても日本語の縦書きに自然になじむ文書を作成することができます。
縦書きの基本ルール
日本では、フォーマルな文書や改まった場面で使用される書式として「縦書き」が今なお根強く残っています。
退職届もそのひとつで、縦書きで書かれることが一般的です。
縦書きでは文字を上から下に並べ、それを右から左へと順に読み進めていきます。
文章中の日付や名前、会社名、宛名といった全ての要素も縦に配置し、数字には漢数字（例：一、二、三）を用いるのが基本です。
また、句読点には横書きで一般的な「.（ピリオド）」や「,（カンマ）」ではなく、「。」や「、」を使用するのがルールとなります。
こうした書式は、文書全体に格調高さを与えるため、受け取る側にも丁寧で誠実な印象を与えることができます。
退職届のテンプレート
以下は、英語表記を含めた縦書き退職届のテンプレート例です。
令和七年五月四日
株式会社〇〇〇〇
人事部 部長 殿
私儀
一身上の都合により、令和七年六月三十日を
もって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
Ｒｅｓｉｇｎａｔｉｏｎ
Ｌｅｔｔｅｒ
住所 東京都〇〇区〇〇
氏名 山田 太郎 印
このテンプレートを参考にすれば、英語表記を含めたフォーマルかつ丁寧な退職届を、迷わず美しく仕上げることができます。
退職届の書き方
書類に必要な項目
退職届は、形式的な文書でありながら、社会人としての信頼や誠意を表す大切な書類です。
そのため、記載すべき項目には明確なルールがあります。
まず冒頭には作成した日付を記載します。
これは提出日となるため、後日確認が必要な際にも重要な基準となります。
続いて記載するのが宛先です。
通常は会社名と所属部署、さらに役職名や担当者の名前を明記し、最後に「殿」を付けるのが一般的なビジネスマナーです。
本文には、退職の意思とその理由を明確かつ簡潔に記述します。
後述しますが、理由は「一身上の都合により」といった表現で十分です。
文末には自分の氏名と押印を忘れずに記載し、正式な書面であることを証明します。
また、住所の記載は任意ですが、企業によっては必要とされる場合もあるため、社内規定があれば事前に確認しておくと安心です。
例文の紹介
退職届の文面は、丁寧さと簡潔さが求められます。
一般的な日本語での記載例としては、以下のような表現が広く用いられています。
「一身上の都合により、令和七年六月三十日をもって退職いたします。」
これは最もフォーマルで無難な文面であり、あらゆる職場環境で通用する形式です。
英語で記載する場合には、以下のような表現が適しています。
“I hereby submit my resignation effective June 30, 2025.”
英語でも丁寧さを意識し、「submit（提出する）」や「effective（有効な）」といったビジネス英語を使うことで、よりフォーマルな印象になります。
職場が国際的な環境であれば、こうした英語表記も好印象を与える要素のひとつです。
注意すべき記載事項
退職届には、いくつかの重要な注意点があります。
まず、退職理由は詳細に書かず、「一身上の都合により」と簡潔にまとめるのが基本です。
個人的な事情や不満などを具体的に記すのは避け、あくまで礼節を守った表現を心がけましょう。
また、提出日と退職予定日を明確に記載することも重要です。
たとえば、書類作成日が5月1日であっても、退職日は6月30日など、異なる場合が多いため、日付の記載ミスには特に注意が必要です。
そして、書き間違いがあった場合は修正せず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。
訂正印や二重線の使用はビジネス文書では失礼にあたるため、最初から最後まで清書として仕上げましょう。
マナーと礼儀
退職届は、単なる手続き文書ではなく、これまでお世話になった職場に対する「けじめ」の表現でもあります。
そのため、言葉遣いは丁寧に、文面は簡潔かつ礼儀正しくまとめることが求められます。
誤字脱字や漢字の間違いがあると印象が悪くなりかねませんので、提出前には必ず見直しをしましょう。
また、用紙の選び方や封筒の扱い、提出時の言葉遣いなど、形式だけでなく全体的なビジネスマナーにも配慮することが大切です。
文面一つひとつに「最後まで誠実でありたい」という姿勢を込めることで、退職後の印象も大きく変わります。
縦書きと横書きの違い
形式の選び方
退職届の作成時に迷いやすいのが、「縦書き」と「横書き」のどちらを選ぶべきかという点です。
これは書類の提出先や目的によって判断するのが基本です。
たとえば、公的文書や厳粛な場面、伝統を重んじる企業に提出する場合には、縦書きの形式がよく選ばれます。
日本のビジネス文化では、縦書きは丁寧さや敬意を表す書式として根付いており、特に年配の上司や管理職に向けて提出する場合には好印象を与えることができます。
一方で、横書きは現代的で、カジュアルな文書やメールなどで頻繁に使われる形式です。
内容を一目で把握しやすいため、簡潔な通知や社内連絡文書などでは横書きが主流です。
つまり、相手や場面に応じて適切な形式を選ぶことが、文書全体の印象を左右するポイントとなります。
縦書きのメリット
縦書きにはいくつかの明確な利点があります。
まず第一に、日本語本来の書き方に即しているため、格式や伝統を感じさせるという点です。
改まった印象を与えたい場面では、この「日本らしさ」が相手に誠意を伝える手助けになります。
また、文全体が和文で構成されている場合、縦書きの方が自然に読みやすく、文章の流れにも違和感がありません。
さらに、縦書きは年配の管理職層や、昔ながらのビジネスマナーを重視する人々にとって非常に親しみやすい形式です。
企業文化によっては、書類が縦書きであることが「きちんとしている」と評価される場合もあるため、提出先の文化を事前に確認することが重要です。
横書きのメリット
一方の横書きは、視認性の高さが大きな特徴です。
パソコンやスマートフォンで文書を読むのが主流となった現代では、横書きのほうがスムーズに内容を把握できます。
加えて、横書きは英語などのアルファベットを自然に併記しやすい点でも優れています。
たとえば「Resignation Letter」などの英語表記を含める場合、横書きであれば読みやすさやバランスが損なわれることはありません。
また、横書きはWordやPDFなどのデジタル文書と相性が良いため、オンライン提出や社内システム経由で提出する場合にも扱いやすいという実用面でのメリットがあります。
実際の使用ケース
実際の職場では、使用する書式は提出先の文化や言語環境によって変わってきます。
たとえば、外資系企業や日常的に英語を使う国際的な職場では、横書きが一般的です。
こうした企業では横書きの退職届の方が受け入れられやすく、英語併記もしやすいため、内容が明確に伝わります。
しかし、提出先が日本企業や、伝統的なビジネスマナーを重視する部署である場合には、縦書きが無難です。
特に紙での提出が求められる場面では、縦書きで丁寧に仕上げた文書の方が誠実さや真剣さが伝わりやすくなります。
どちらの形式が「正解」というわけではなく、相手にとって読みやすく、かつ適切な印象を与える形式を選ぶことが最も重要です。
状況に応じて柔軟に判断しましょう。
まとめ｜退職届は「縦書き＋英語表記」で誠意と配慮を伝える
退職届は、単なる形式的な書類ではなく、これまでお世話になった職場への最後の挨拶でもあります。
特に縦書きで丁寧に仕上げた退職届は、日本のビジネスマナーを体現する一通として、相手への敬意をしっかりと伝えることができます。
さらに、英語表記を組み込むことで、グローバルな職場環境や外国籍の上司にも理解されやすくなり、国際的な配慮を感じさせることができます。
ただし、英語を縦書きにする際には独自のレイアウトルールや文字の並べ方に注意が必要です。
本記事で紹介したテンプレートや書き方のポイントを参考にすれば、形式に迷うことなく、好印象な退職届を提出できるでしょう。
縦書きと横書き、それぞれの特徴やメリットを踏まえた上で、あなたの状況に最適な形式を選ぶことが、スムーズな退職手続きへの第一歩です。
退職は新しいスタートのはじまりでもあります。
最後まで礼儀と誠意を忘れず、美しく締めくくりましょう。
