荷物を送る際には、宅急便やレターパック、さらには宅急便コンパクトなど、さまざまな配送方法が選べます。
これらのオプションから、荷物の大きさや配送費用を踏まえ、最もコストパフォーマンスの高い方法を選択することが通例です。
便利さで選ぶなら、コンビニで手軽に買えるレターパックがおすすめです。
レターパックを選ぶ理由は、その手軽さにあります。
ただ、レターパックにはあらかじめ受取人と差出人の欄に「様」という敬称が印字されており、この部分をどう扱うかで迷うことがあります。
私自身も、差出人の「様」を消すべきかどうか、悩んだことがあります。
この記事では、レターパックを使用して荷物を送る際の「様」の正しい扱い方と、それに関連するビジネスマナーについてお伝えします。
レターパック宛名での「様」扱い、消去すべきか否か
レターパックは日本郵便が提供する便利な配送方法の一つで、全国のコンビニエンスストアや楽天市場で手に入れることができます。
このサービスを使えば、アイテムを封入し郵便ポストに入れるだけで簡単に送ることが可能で、多くの人々にとって便利な選択肢となっています。
ここでは、レターパックに関する基礎知識を紹介します。
レターパックの特徴は次のとおりです。
- A4サイズかつ4kgまでの物を、全国一律の料金で送れる
- レターパックプラスは、4kgまでであれば厚さ3cmを超えても対面での配達が可能
- レターパックライトは、郵便受けへの配達ができ、厚さは3cmまで
- A4サイズで4kg以内の物であれば、レターパックを使用することができる
レターパック公式サイトには、様々な使用例が示されています。
使用例には以下のようなものがあります：
- 証明書、衣類、チケット、請求書などの送付
- 業務用サンプルやパンフレットの送付
- その他、A4サイズで4kg以内の物の送付
小さな物を送る際、レターパックはコスト効率に優れた選択となります。
レターパックは、差出人の名前にも「様」が予め記載されているため、その扱いに迷うことがあります。
なぜ差出人の「様」を扱うかについて迷うのでしょうか？
その主な理由は、通常自己の名前に敬称を付けないためです。
荷物や手紙を送る際、相手方には「様」や「御中」などの敬称を付けますが、自分の名前には通常付けません。
しかし、レターパックには差出人の欄にも「様」があらかじめ記載されているため、その扱いに迷います。
私自身も過去にレターパックを使用した際、この点で悩んだ経験があります。
「様」をどう扱うかは送り先によって異なります。
差出人の「様」の使用基準
- ビジネスシーンでは「様」を削除する
- 個人宛てでは「様」を残しても構わない
ビジネスシーンと個人宛てでの違いについて、ここで詳しく説明しましょう。
ビジネスシーンでの「様」削除のマナー
職場に新しく入ると、メールや文書の交換が頻繁に行われ、ビジネスコミュニケーションが重要になります。
この時、マナーを守らないと、相手に不快感を与える可能性があるため、しばしば上司からビジネスマナーの指摘を受けることがあります。
ビジネスの世界では、取引先との信頼関係を築くことが極めて重要で、そのためにマナーを重視する人は少なくありません。
レターパックを使用しての荷物送付もその一つですが、ここで問題となるのが差出人情報に付けられる「様」の扱いです。
自分の情報に「様」を付けるのは一般的ではなく、受取人情報についてはそのままでも問題ありませんが、差出人情報においては不自然に感じられます。
通常、自己紹介に敬称を用いるのは違和感があるため、差出人情報の「様」やその他の敬語表現の削除が推奨されます。
これには、「ご」「お」などの言葉も含まれます。
（ご依頼主、おところ、おなまえの「ご」や「お」）
ビジネス文書では、こうした細かい配慮がプロフェッショナリズムを示すことになります。
「様」や敬語の削除の仕方
差出人情報の「様」や敬語をどのように削除すればよいか、最適な方法を求める人もいるでしょう。
- 赤いペンで削除するか、それとも黒いペンを使用するか？
- 敬称や敬語をどのようにして目立たなくするか？
実際には、敬称や敬語を黒いペンで横に二重線を引いて削除するのが一般的です。
ビジネス文書では、このような細部にわたる配慮が評価されることもあります。
差出人の敬称や敬語を適切に削除することで、文書がよりプロフェッショナルな印象を与えることができます。
個人間の郵便で「様」の扱いはどうする？
仕事上の文書では、差出人の敬称「様」やその他の敬語を削除することが慣例とされています。
しかし、友人や離れた親戚など、私生活でレターパックを利用して何かを送る際にも、このルールを適用すべきか疑問に思う人がいます。
個人宛の郵送では、ビジネス文書ほど形式にこだわる必要はないと感じる方が多いです。
それでも、相手に与える印象を考慮すれば、「様」を残すか削除するかは重要な選択になります。
例えば、家族や特に親戚に何かを送る場合を想像してみましょう。
仕事のやり取りではないので、「様」をそのままにしても特に問題はなさそうですが、受け手の立場や感じ方によっては、少しの気遣いが良い印象を与えるかもしれません。
一般的には差出人の「様」や敬語が含まれている場合、それを削除することが望ましいと考えられています。
その結果、個人間での郵便物でも、「様」や敬語を含む部分があれば、ビジネス文書と同じ慎重さをもって扱い、可能であれば削除することが推奨されます。
結論として、ビジネスの場面だけでなく個人間の郵便でも、「様」や敬語がある場合には、それを丁寧に削除することが、相手に対する配慮として良い印象を与えるでしょう。
ビジネスコミュニケーションにおける「様」と「御中」の適切な使い方
ビジネス文書を作成する際、自分自身を指す場合の「様」や、その他の敬語をどのように扱うかについては以前触れました。
では、文書が企業や組織宛の場合、どのように敬称を使用すべきでしょうか？
ビジネスシーンでは、宛先が個人ではなく組織の場合には「様」ではなく「御中」を用いることが一般的です。
相手が組織の場合の対応や、手書きでの敬称変更が適切かどうかについて疑問を持つこともあります。
重要なのは、ビジネス文書における「御中」と「様」の正しい使い分けを理解することです。
「御中」は特定されていない組織内の任意の人物に対し、「様」は明確に特定された個人に対して使用されます。
「御中」への書き換える場合、既に書かれている「様」を二重線で抹消し、続く空きスペースに「御中」と追記します。
以下では、「御中」と「様」の使い分け方と、レターパックへの記入ガイドを提供します。
「御中」の適正な利用方法
「御中」を使用すべき状況について説明します。
「御中」は宛先が個人名を指定していない場合に適しています。企業や部署名だけが明らかな場合に使用されます。
宛先に「御中」を記載することで、その組織内であれば誰がその文書を開封しても問題ないという意味を持ちます。
「御中」の使用例をいくつか挙げます。
- ◯◯株式会社 御中
- ◯◯株式会社 ◯◯部 御中
- ◯◯市役所 ◯◯課 御中
これらは「御中」を利用する典型的な例です。
「様」の適正な利用方法
次に、「様」を使用すべき状況を見ていきましょう。
「様」は宛名が特定の個人名を明確にしている場合に適用されます。
直接取引がある個人や、個人名が具体的に指定されている場合に「様」を付けます。
役職名が先か、個人名が先かによって、「様」の付け方には注意が必要です。
役職名に続けて個人名がくる場合は「様」を付け、その逆では付けません。
「様」の具体的な使用例は以下の通りです。
- ◯◯株式会社 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯部長 ◯◯様
これらの例から、「御中」と「様」を適切に使い分けることの重要性が見て取れます。
レターパックを含むあらゆるビジネス文書で、これらの敬称を正確に使用することが求められます。
返信が必要なビジネス文書のためのレターパック準備ガイド
職場では日々様々な書類や小包がやり取りされますが、中には相手に確認後に返送を求めるものもあります。
そのような時、相手が返信をしやすいように、返信用のレターパックを準備して同封することが一般的です。
そういった場合のレターパックの準備方法と、ビジネスマナーに則った記入方法について解説します。
返信をスムーズに行うためには、自分の情報（住所、名前、電話番号）をレターパックに事前に記入し、返信先を明確にしておくことが大切です。
さらに、敬称として「様」ではなく「行」を使用するのが、ビジネス文書における適切なマナーとされています。
返信用レターパックの準備には、以下の手順を踏みます。
- 返信用レターパックを準備する：送り返してほしい書類や品物と一緒に、返信用のレターパックを用意します。
- 住所、名前、電話番号を記入する：返信を受け取る側の自分の住所、名前、電話番号をレターパックに明記します。
- 「様」を「行」に変更する：自分の名前の敬称を「様」から「行」に訂正し、これが返信用レターパックであることを示します。
- レターパックを折る：レターパックを2つ折りにし、荷物と一緒に同封します。宛名が見えるように注意して折ります。
返信用レターパックを準備する際には、依頼主の情報を記入しないことが大事です。
これは、相手に余計な手間をかけさせないため、また、プライバシー保護の観点からも重要です。
返信用レターパックの具体的な記入方法
返信用レターパックの準備時に特に注意したいのは、「行」という敬称の使用です。
これにより、相手が返信時にレターパックを適切に利用できるようガイドします。
- 品物名を記入する：返信の目的が明確な場合は、品物名も記入しておくと便利です。
- 「行」と記入する際のポイント：名前の後に「行」と小さく、少し下にずらして記入します。これは返信時に相手が「様」を書き足しやすくするためです。
レターパックを折る際は、宛名が外側にくるようにして、封筒が膨らみすぎないよう配慮しましょう。
これにより、相手への配慮を示し、返信プロセスを円滑にします。
この手順を踏むことで、ビジネスシーンにおける返信要求がスムーズに進み、相手にも良い印象を与えることがで
きます。返信用レターパックの適切な準備と記入は、相手への敬意を表し、効率的なコミュニケーションを実現します。
まとめ
ビジネスの場では、レターパックに記載された「様」を二重線で消すのが慣例です。
個人同士のやりとりにおいても、「様」を削除することで、より良い印象を与えることができます。
「御中」と「様」の意味と使い分けを適切に理解し、それぞれの場面で正確に使用することが求められます。
返信を依頼する際には、自分宛の情報を記入し、「様」の代わりに「行」を記入した後、レターパックを折りたたんで同封するのが一般的です。
レターパックはコンビニエンスストアや郵便局のウェブサイトから容易に手に入れることが可能です。
ただし、レターパックに予め書かれている「様」をどう扱うべきかについて迷うことがあります。
正しい方法は、自分が記入する箇所の「様」を消すことにあります。
これらのビジネスマナーをしっかり理解し、適切に実践することは初めは難しいかもしれませんが、一度覚えてしまえば問題なくこなせるようになります。
両者にとって快適なコミュニケーションを実現するためにも、これらのマナーをしっかり身につけておくことが推奨されます。
