退職を決意した際に欠かせない書類が「退職届」です。
いざ作成しようと思っても、書き方や形式に不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、パソコンが苦手な方や忙しいビジネスパーソンでもすぐに実践できる、無料ツールを使った退職届の作成方法とそのまま印刷して提出できるテクニックをご紹介します。
テンプレートの選び方から、スマホを活用した印刷方法、さらにはコンビニでの印刷ステップまで、具体的でわかりやすく解説。
手書きか印刷か迷っている方、郵送での提出を検討している方にも役立つ情報が満載です。
この記事を読むことで、スムーズかつミスなく退職届を準備し、円満な退職を実現するための第一歩を踏み出すことができるでしょう。
無料で手軽に始められる方法を知って、時間も手間もかけずに、きちんとした書類を完成させましょう。
無料ダウンロードできる印刷用テンプレート
退職届の無料テンプレートの種類
インターネット上には、誰でも無料でダウンロードできる退職届のテンプレートが数多く存在します。
テンプレートは、縦書き・横書きのレイアウトの違いに加えて、シンプルな手書き風のものから、フォーマルなビジネス文書風のものまでさまざまな形式が揃っており、自分の職場環境や相手先の雰囲気に合わせて最適なものを選べます。
また、用途に応じて一身上の都合による退職、定年退職、契約満了などに対応した文言が記載されたバージョンも存在します。
これらのテンプレートはWordやPDF形式で提供されていることが多く、文字の入力欄があらかじめ用意されているものもあり、必要事項を入力するだけで簡単に完成します。
多くのテンプレートは商用利用もOKとされており、個人利用であればほとんどが自由に使用できるのも魅力です。
PDF形式でのダウンロード方法
多くの退職届テンプレートは、レイアウトの安定性と互換性の高さからPDF形式で提供されています。
PDFファイルは、WindowsでもMacでもスマートフォンでも同じ見た目で表示されるため、印刷ミスや配置のズレが起きにくく、非常に使いやすい形式です。
ダウンロードの方法はシンプルで、テンプレート配布サイトのダウンロードボタンをクリックするだけで、自動的にファイルが保存されます。
保存先はパソコンの「ダウンロード」フォルダか、スマートフォンの場合は「ファイル」アプリなどで確認できます。
ファイルを開いたあとにレイアウトや入力内容を確認してから印刷に進むことで、ミスのない書類作成が可能になります。
スマホを使ったテンプレートの利用法
パソコンが手元になくても、スマートフォンがあれば退職届の作成から印刷まで完結できます。
テンプレートをダウンロードし、PDF閲覧アプリやOffice互換アプリを使えば、スマホ上で直接入力・編集も可能です。
また、印刷には「netprint（セブンイレブン）」や「PrintSmash（ローソン・ファミマ）」などのコンビニ印刷アプリを活用することで、PDFファイルをアップロードするだけで簡単に出力できます。
さらに、GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージに保存しておけば、他の端末からもアクセスできるため、外出先でも柔軟に対応できます。
操作に不安がある場合は、アプリ内のヘルプや各コンビニの公式サイトを参照すると安心です。
退職届の書き方マニュアル
基本的な書き方のステップ
退職届には、まず文書の最上部中央に「退職届」と明記します。
これは書類の目的を明確にするための見出しであり、正式な書式では必須とされています。
次に日付を記入しますが、これは実際に提出する日付であり、記入日ではないことに注意が必要です。
続いて、所属部署名と自分の氏名を記載し、文末に提出先である会社名や代表者の役職・氏名を記載します。
文章部分では、「一身上の都合により、〇月〇日をもって退職いたします。」といった簡潔かつ丁寧な表現が一般的です。
挨拶文や感謝の気持ちを述べる表現を加えると、より丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
上司への提出時のマナー
退職届は、白封筒に入れたうえで、封筒には「退職届」と表書きをして提出します。
封筒のサイズはA4三つ折りが入る長形3号が一般的です。
封筒の中には便箋のように折りたたんだ退職届を入れ、クリップやホチキス留めは避けましょう。
提出する際は、上司に直接手渡しするのが基本です。
職場の忙しい時間帯や会議直前などを避け、落ち着いたタイミングを見計らってアポイントを取り、「ご相談したい件がございます」といった丁寧な言い回しで時間を確保しましょう。
提出の際には一礼を添え、「これまで大変お世話になりました」と感謝の言葉を添えると好印象です。
手書きと印刷したものの違い
手書きの退職届は、自分の字で丁寧に書くことで誠意や気持ちがより伝わりやすくなります。
特に、年配の上司や伝統を重んじる職場では手書きの方が好まれる傾向があります。
一方、印刷した退職届はフォーマットに沿って作成できるため、文字が整っていて読みやすく、誤字脱字のリスクも少ないのがメリットです。
近年ではPCで作成・印刷された退職届を認める職場も増えており、企業文化や上司の性格を考慮して適切な方法を選ぶことが大切です。
どちらを選んでも、内容が適切で形式が整っていれば問題ありません。
印刷する際の注意点
書類提出時の必要な情報
退職届を印刷する際には、記載内容の正確さが何よりも重要です。
特に記載ミスが起こりやすいのが日付の部分で、記入した日が提出日と一致していないと、受理されなかったり訂正を求められたりする場合があります。
また、氏名はフルネームで丁寧に書き、漢字の誤りがないかも再確認しましょう。
提出先についても、会社名や代表者名に誤字があると、ビジネスマナーに反すると見なされることがあるため、正式名称を確認のうえで記載することが大切です。
捺印を求められる職場であれば、印刷後に忘れず押印するよう注意が必要です。
最後に、提出前に他の人に内容を確認してもらうのも、ミス防止には有効です。
テキスト形式やPDFの違い
退職届のテンプレートにはテキスト形式（.txtや.docx）とPDF形式（.pdf）があります。
テキスト形式は自由に編集できるのが大きな利点で、WordやGoogleドキュメントなどを使って、簡単に内容の修正や書式変更が可能です。
しかし、印刷する際に使用するソフトやプリンターの設定によっては、レイアウトが崩れたり、フォントが変わったりしてしまうことがあります。
一方、PDF形式はレイアウトやデザインが固定されており、どのデバイスで開いても同じ見た目を保てるため、印刷の安定性に優れています。
正式な提出書類として使用するなら、フォーマットが崩れにくいPDFが最もおすすめです。
テキスト形式で作成した場合でも、印刷前に一度PDFに変換して確認すると安心です。
印刷トラブルの対処法
印刷時に起こりやすいトラブルとしては、文字化けやレイアウト崩れ、余白設定の不具合などが挙げられます。
特にPDFファイルを印刷する際には、プリンターの設定やPDFビューワーのバージョンによって表示が異なることがあり、予期しない出力結果になることもあります。
まずは印刷前にプレビュー画面で仕上がりを確認し、不自然な点があれば設定を見直しましょう。
また、文字化けが発生した場合は、異なるPDFビューワーを使用する、フォントを埋め込んで保存し直す、別のプリンターを使用するなどの対処法があります。
USBやクラウドから印刷する場合は、ファイル名を日本語から英数字に変更するだけで認識されやすくなるケースもあります。
トラブルを未然に防ぐために、事前にテスト印刷を行うこともおすすめです。
退職届を郵送する手続き
郵送の際の封筒選び
郵送で退職届を提出する場合は、白い無地の長形3号封筒が最も一般的で、ビジネスマナーにも適しています。
このサイズはA4用紙を三つ折りでちょうど収まるため、封筒の中で書類がずれたり折れすぎたりする心配がありません。
封筒の表面には、赤いペンやスタンプなどを使って「退職届在中」と朱書きするのが一般的で、これにより受け取る側も内容をすぐに把握しやすくなります。
封筒は封をした後、裏面に差出人の氏名と住所も忘れずに記載しましょう。
また、書類を封入する前に中身がきれいに折りたたまれているか確認し、必要であれば封筒内で動かないように軽く固定する工夫をしてもよいでしょう。
郵送時の注意点とマナー
退職届を郵送する際には、書類が折れたり汚れたりしないように注意することが大切です。
そのために、封筒の中に薄い厚紙を添えて補強すると安心です。
また、書類が透けて見えないよう、封筒の紙質にも注意を払うとより丁寧な印象を与えられます。
郵送方法は、必ず記録が残る「簡易書留」や「特定記録郵便」などを利用しましょう。
これにより、相手に届いたかどうかを追跡できるため、紛失リスクを避けることができます。
さらに、郵送のタイミングにも配慮が必要です。
できるだけ退職の2週間以上前には到着するよう逆算し、ポスト投函ではなく郵便局窓口から確実に手続きを行うのが理想的です。
なお、送付前には再度書類の内容を見直し、誤字脱字や記入漏れがないかを確認するようにしましょう。
アプリを使った簡単作成
おすすめの退職届作成アプリ
「退職届作成ツール」や「PDF文書作成アプリ」など、スマホで退職届を作成できるアプリがあります。
これらのアプリは、スマホ操作に慣れていない方でも直感的に使える設計になっていることが多く、選択肢も豊富です。
例えば、テンプレートが複数パターン用意されており、横書き・縦書きのレイアウトや、個人・アルバイト・契約社員など立場に合わせた文面を選ぶことも可能です。
一部アプリでは法的形式に準拠したフォーマットや例文が表示されるため、文章の内容に悩むことなく安心して作成できます。
無料のアプリでも十分な機能を備えており、有料版ではフォントの種類を変更できたり、PDF出力機能が追加されたりするなど、より細かなカスタマイズが可能です。
アプリの便利な活用法
アプリを使えば、紙とペンを使った面倒な手書きを省略できるだけでなく、見た目も整った退職届を簡単に作成できます。
特に便利なのが、自動保存機能や入力補助機能です。
一度入力した内容を保存しておけば、複数のパターンを比較したり、再編集したりすることが容易です。
また、GoogleドライブやDropbox、iCloudなどのクラウドストレージと連携すれば、作成データを安全に保存・共有することもできます。
アプリ内で作成したファイルをPDFとしてエクスポートすれば、そのまま印刷に移行できる点も非常に実用的です。
さらに、アプリの中には提出先企業ごとのフォーマットに最適化されたテンプレートを提供しているものもあり、より実務に沿った書類作成が可能です。
アプリで作成した書類の印刷方法
アプリで作成した退職届は、多くの場合PDFとして出力することができます。
このPDFファイルをスマートフォンに保存すれば、コンビニの印刷アプリ（例：セブンイレブンのnetprint、ローソン・ファミマのPrintSmash）を使って簡単に印刷が可能です。
アプリからファイルをアップロードし、発行された予約番号を使って店舗のマルチコピー機で印刷する流れになります。
自宅にプリンターがある場合も、Wi-Fi接続やAirPrintなどの機能を使えば、スマホから直接印刷できます。
印刷前には必ずレイアウトや改行位置、文字のサイズなどを確認し、必要があればアプリ内で再調整を行っておくと安心です。
印刷後は一度仕上がりを目視確認し、封入・提出の準備に進みましょう。
まとめ
退職届は、社会人としての最終ステップを丁寧に締めくくるための大切な書類です。
手書き・印刷の選択から、テンプレートの入手方法、スマホやアプリを活用した作成、さらにはコンビニでの印刷や郵送の手続きまで、状況に応じて多様な選択肢があります。
本記事では、無料で使えるツールやテンプレートを活用し、誰でも簡単に退職届を準備・提出できる方法をご紹介しました。
「どの形式で書けばいいのか」「どうやって印刷すればいいのか」と悩むことなく、この記事を参考に準備を進めれば、手間をかけずにスムーズな退職が実現します。
最後まで誠意を持った対応を心がけることで、気持ちよく次のステージへと進むことができるでしょう。
ぜひ今回ご紹介した方法を活用して、円満な退職に役立ててください。
